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Teban
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Pianificare tutto nei dettagli è impossibile. Coordinare tutta l’azienda, no.

Teban pianifica le commesse per competenze sul Gantt e organizza il lavoro di ogni giorno sulla board. Tutti i reparti, tutte le commesse, sullo stesso piano.

Richiedi una demoIl metodo Teban

Aziende che usano Teban

Il metodo Teban

  1. Pianificate per competenze

    Sul Gantt ogni attività riceve le ore che servono per ciascuna competenza, non i nomi di chi la svolgerà fra due mesi. Il piano regge anche quando la commessa cambia.

  2. Scomponete il lavoro quando serve

    Quando il lavoro si avvicina, chi lo svolge lo scompone sulla board in cartellini operativi, con le ore stimate e le persone assegnate.

  3. Rivedete insieme, ogni settimana

    Project manager e responsabili di reparto guardano lo stesso piano. L’avanzamento lo dichiara chi conosce il lavoro, non un calcolo automatico.

Il metodo Teban in 60 secondi
Trascrizione del film

Quando lavorate su commessa, ogni progetto è unico. Poi la specifica cambia. Il piano slitta, le ore restano sulla carta… e il margine? Lo scoprite alla consegna.

Pianificare tutto nei dettagli è impossibile. Coordinare tutta l’azienda, invece, si può. Ecco Teban! Il project management per chi lavora su commessa.

Pianificate per competenze, sul Gantt: ore, non nomi, mesi prima. Quando il lavoro si avvicina, scomponetelo in cartellini sulla board. Le ore sui cartellini arrivano nei costi: gli sforamenti si vedono quando c’è ancora tempo per agire.

Ogni reparto, ogni commessa: un solo piano. Gantt, timesheet, costi, earned value: in italiano e in inglese.

Teban. Vediamolo su una vostra commessa: richiedete una demo su teban.pro

Il tabellone di tutta l’azienda

Ogni reparto vede il proprio lavoro della settimana, ogni commessa ha il suo colore. I cartellini nascono sulla board quando il lavoro diventa chiaro, dentro l’attività del Gantt a cui appartengono: ognuno con la sua competenza, le ore stimate e le persone assegnate.

Non serve decidere oggi chi farà cosa fra due mesi: basta assegnare un cartellino prima di iniziarlo. Le ore si registrano sui cartellini e risalgono all’attività, ai costi della commessa e all’earned value.

Tabellone di esempio: i cartellini di lavoro di quattro reparti su sei settimane, colorati per commessa.
RepartoS40S41S42S43S44S45
Ufficio tecnico
C-2417 · MG · 8 hDisegno assieme
C-2417 · LC · 6 hAnalisi forze
C-2421 · FS · 8 hLayout impianto
C-2430 · CR · 6 hDocumentazione
C-2417 · PA · 4 hRevisione disegni
Acquisti
C-2430 · AB · 6 hOrdine materiali
C-2421 · SC · 8 hFornitori
C-2417 · RB · 6 hComponenti
C-2421 · LT · 5 hPreventivi
Carpenteria
C-2421 · FP · 10 hTaglio lamiera
C-2421 · MG · 8 hAssemblaggio
C-2417 · AL · 10 hSaldatura
C-2421 · DS · 6 hFinitura
Montaggio
C-2430 · CG · 8 hPre-assemblaggio
C-2430 · BM · 6 hMontaggio base
C-2430 · VL · 5 hCablaggio
C-2417 · ER · 8 hCollaudo
C-2417 · IT · 6 hImballaggio
C-2417 Linea di confezionamentoC-2421 Impianto di dosaggioC-2430 Macchina specialeEsempio illustrativo, non una schermata del prodotto.

Nel prodotto: dal piano al consuntivo

Diagramma di Gantt di una commessa: a sinistra l’albero di pacchetti di lavoro, attività e milestone con le date di inizio e fine, a destra le barre sulla linea temporale collegate dalle frecce delle dipendenze e la linea verticale di oggi.
Gantt di commessa — pacchetti di lavoro, attività e dipendenze

Gantt, dipendenze e template di commessa

Su commessa il piano non sopravvive alla conferma d’ordine: una variante del cliente sposta tre settimane di lavorazioni. Il Gantt regge l’albero di pacchetti di lavoro, attività e milestone, con le quattro relazioni di dipendenza e il lag in giorni. Potete confrontare più commesse sulla stessa linea temporale e far partire la successiva da un template di progetto.

Teban ProIl programma di partenza non va perso: lo congelate in una baseline e il Gantt mostra, sotto ogni attività, di quanti giorni se n’è spostata la fine. Il carico risorse confronta, per competenza e periodo, il lavoro richiesto dalle commesse con le ore delle persone che possono svolgerlo, al netto di ferie, permessi e chiusure.

Tabella di monitoraggio dei costi: quattro commesse, una ancora senza costi registrati, ciascuna con il blocco Budget e il blocco Consuntivo affiancati su due categorie di costo in euro (materiali e installazione), e a destra la colonna di avanzamento, dove una commessa oltre budget è evidenziata in rosso.
Monitoraggio — budget contro consuntivo, due delle sei categorie di costo

Budget e consuntivo, commessa per commessa

Il margine di una commessa si scopre quasi sempre a consegna avvenuta, quando non resta più niente da correggere. Il monitoraggio mette budget e consuntivo affiancati sulle stesse sei categorie di costo, una riga per commessa. Il consuntivo del personale arriva dalle ore registrate, quello delle altre categorie dalle versioni di spesa registrate. Lo scostamento si legge mentre la lavorazione è ancora aperta.

Griglia del timesheet: una riga per risorsa, una colonna per giorno di calendario, con le ore registrate nelle celle e alcune giornate evidenziate perché sotto le ore attese.
Timesheet — ore per risorsa e per giorno

Timesheet e consuntivazione della manodopera

In officina le ore finiscono su un foglio e vengono ribattute a fine mese, quando nessuno ricorda più su quale commessa sono state spese. In Teban ognuno registra il proprio tempo sul lavoro che ha in mano; il timesheet lo riepiloga giorno per giorno e tinge le celle dove la giornata è corta o vuota rispetto alle ore attese. Da lì il costo del personale entra nel monitoraggio, senza reimputazioni.

Distinta base ad albero: assiemi e sotto-assiemi indentati su più livelli, ciascuno con codice parte, nome, quantità e badge di fase.
Distinta base — assiemi e sotto-assiemi, quantità e fase

Distinta base agganciata al pianoTeban Pro

La distinta vive nel CAD o nel gestionale e non parla con il piano: il ritardo di un fornitore si scopre quando il montaggio è già fermo. In Teban la distinta è un albero di assiemi e componenti, ciascuno con codice parte, quantità, unità di misura e fase. Ogni parte si aggancia all’attività di acquisto e a quella di rilascio, che porta la data di rilascio pianificata e quella effettiva.

Grafico earned value di una commessa: le curve cumulative BCWS, ACWP e BCWP mese per mese e la banda di previsione fino al completamento pianificato.
Report — earned value: le curve BCWS, ACWP e BCWP e la previsione

Report ed earned valueTeban Pro

«A che punto siamo?», senza uno strumento, costa una settimana di fogli di calcolo. I report calcolano l’earned value della commessa — le curve cumulative BCWS, ACWP e BCWP — e ne riassumono lo stato in due indicatori, programmazione e budget. Con una baseline aggiungono gli indici SPI e CPI e la previsione a finire; il portafoglio affianca tutte le commesse con il loro stato e i loro indici.

Anche in Teban

  • Biblioteca documentale di una commessa: i file raggruppati per data di caricamento, ciascuno con estensione, dimensione, sezione documentale e autore.

    Documenti

    Ogni file allegato in Teban finisce in un’unica biblioteca: disegni e specifiche nelle sezioni documentali della commessa, con revisioni versionate, e gli allegati di card e attività. Si cerca, si filtra e si apre in anteprima.

  • Vista dei commenti: le discussioni aperte su schede e attività della commessa, ciascuna con l’ultimo messaggio, l’autore, il tempo trascorso e il pallino dei non letti.

    Commenti

    Le discussioni vivono su card, attività e documenti, con @menzioni, risposte e allegati. Una vista sola le raccoglie tutte e segna quelle che non avete ancora letto.

  • Calendario mensile delle assenze: le ferie di chi lo consulta in blu, le assenze dei colleghi in grigio e in sola lettura, con la legenda sotto la griglia.

    CalendarioTeban Pro

    Ferie e permessi di ciascuno su una griglia mensile, settimanale o giornaliera, così si vede a colpo d’occhio chi manca e quando.

  • Ticket di una commessa in tre colonne, Aperti, In corso e Fatti, ciascuno con titolo, iniziali dell’assegnatario e stato.

    TicketTeban Pro

    Per il lavoro operativo rapido — un sensore da sostituire, un disegno da riemettere — senza stime né ore: checklist, commenti e cronologia. Quando diventa lavoro di progetto, il ticket si converte in una card.

Prima e dopo Teban

  • La pianificazione restava nell’ufficio progetti, su un software di Gantt usato poco e mai insieme agli altri uffici.
  • Commesse, ore e scadenze vivevano in fogli Excel, come in molte piccole e medie imprese italiane.

Con Teban i project manager rivedono ogni settimana l’avanzamento con i responsabili di reparto, sullo stesso piano.

Gantt, board, timesheet, monitoraggio dei costi, report ed earned value si usano ogni giorno, con commenti e documenti condivisi fra i reparti.

Da dove viene il metodo

Teban nasce da anni di consulenza e di ricerca universitaria sulla gestione delle aziende che lavorano su commessa. Si ispira ai principi del setsuban kanri, il metodo giapponese che governa insieme due assi: ogni commessa, con i suoi tempi e i suoi costi, e ogni reparto, con la sua capacità e le sue competenze. Il metodo Teban li traduce in una pratica di tutti i giorni, senza applicarli alla lettera.

Anche il nome viene da lì: nella letteratura del setsuban kanri il teban è il numero che segna quando una commessa entra in un reparto e quando ne esce.

A scrumban board-based approach to improve material flow in engineering to order (ETO) companies: an industrial application based on action research

M. Bertolini, D. Mezzogori, M. Neroni, F. Zammori, Production Planning & Control, 35(16), 2023. Gli autori evidenziati sono tra i fondatori di Kheperer. Leggi l’articolo

Il prezzo è pubblico. Teban Base:

399 €

al mese fino a 20 utenti, IVA esclusa, senza costi di attivazione.

Distinta base, carico risorse, report ed earned value, calendario, ticket e Web Services sono in Teban Pro, con un prezzo che definiamo insieme a voi. Su richiesta integriamo Teban con l’ERP, il MES o il WMS che già usate.

Vedete i prezzi

Quello che ci chiedono prima di una demo

Teban sostituisce il gestionale o gli si affianca?

Gli si affianca. Su richiesta integriamo Teban con l’ERP, il MES o il WMS che già usate, così i dati di commessa restano allineati senza doppie imputazioni. In Teban Pro i Web Services scambiano commesse, risorse, costi e ore con gli altri sistemi.

Quanto tempo serve per vedere i primi costi consuntivi di una commessa?

Il tempo di caricare l’anagrafica delle risorse e la struttura della commessa. Da quel momento le ore dichiarate a timesheet alimentano il monitoraggio, che confronta budget e consuntivo su sei categorie di costo.

Chi vede cosa? I nostri fornitori esterni non devono accedere a tutto.

Teban ha otto ruoli di sistema, incluso un ruolo dedicato alle risorse esterne: vede le card che gli sono assegnate, il tempo che registra sul proprio lavoro e i commenti su ciò di cui si occupa. Nient’altro — nessun piano, nessun costo, nessuna distinta base.

Oggi pianifichiamo con MS Project e consuntiviamo su Excel. Da dove si comincia?

Dalla prima commessa reale, non da una migrazione integrale. Si ricostruisce la struttura di una commessa in corso, si apre il timesheet alle persone che ci lavorano e si confronta il risultato con il file che usate oggi. I template di commessa servono poi a replicare quella struttura sulle successive, e l’importazione da foglio di calcolo evita di reinserire a mano le tariffe di risorse e competenze.

Quanto costa e cosa è incluso?

Teban Base costa 399 € al mese fino a 20 utenti e 599 € al mese da 21 a 40, IVA esclusa; con il pagamento annuale anticipato risparmiate oltre il 10%. Oltre i 40 utenti, e per Teban Pro con distinta base, carico risorse, report ed earned value, ticket e Web Services, il prezzo si definisce insieme a voi. Non ci sono costi di attivazione. Il listino completo è sulla pagina Prezzi.

Dove vengono ospitati i dati? Dobbiamo installare qualcosa in azienda?

Ogni cliente ha la propria installazione dedicata, con database e archivio documentale separati da quelli di chiunque altro. Si accede da browser, senza software da installare sulle postazioni né su un server interno da mantenere. Aggiornamenti e backup sono a carico nostro.

I nostri capi officina non hanno mai usato un software di project management. Come li accompagnate?

Il manuale è dentro l’applicazione, in italiano e in inglese, sulla schermata che l’utente sta guardando, e mostra solo le istruzioni per le azioni che il suo ruolo gli consente davvero: non è un PDF da cercare. L’avvio prevede la configurazione di anagrafiche e ruoli insieme a voi, e il supporto resta disponibile dopo. Chi deve solo registrare le proprie ore non si trova davanti il resto.

Le nostre commesse cambiano di continuo dopo la conferma d’ordine. Il piano regge?

È il caso normale in carpenteria, impiantistica e macchine speciali. Le dipendenze tra attività sono un registro delle intenzioni, non un pianificatore automatico: spostando un’attività la freccia si tende e vi segnala cosa ripianificare, senza che il sistema riscriva il piano al posto vostro. Con Teban Pro il piano concordato potete congelarlo in una baseline: il Gantt vi mostra poi, attività per attività, di quanti giorni si è spostata la fine, e la vista Differenze elenca le attività aggiunte, tolte o modificate da allora. Sul lato economico ogni voce di budget e di spesa è datata, quindi potete rileggere la commessa come si presentava a una qualsiasi data passata.

Vediamolo su una vostra commessa.

Mezz’ora in videochiamata, su una commessa vera: la vostra struttura di progetto, i vostri reparti, le vostre ore. Alla fine sapete se il metodo Teban fa per voi.

Richiedi una demo