Sei domande sulla vostra gestione commessa

Con Teban

In Teban la commessa è l’unità di base, non un’etichetta appiccicata a fine mese. Ogni progetto porta il proprio cliente, il prodotto, lo stato, le date di ordine, spedizione e scadenza e i tre responsabili — program manager, project manager e responsabile commerciale. Sotto di sé ha un albero a quattro livelli: progetto, pacchetti di lavoro, attività e milestone. Da lì si dirama tutto il resto, perché piano, card di lavoro, ore, costi e documenti restano agganciati a quella commessa.

Anche la visibilità nasce dal legame con il progetto: lo vedete se ne siete responsabili, se siete assegnati a una card al suo interno o se possedete un reparto a cui appartiene un’attività della commessa. E la commessa successiva non riparte da un foglio bianco: un template di progetto, o il Gantt di una commessa già gestita, ne ricostruisce la struttura in un passaggio solo.

Con Teban

Un metodo regge solo se lo strumento lo sostiene da sé. Teban parte da otto ruoli di sistema — amministratore, executive manager, project manager, department manager, settings manager, monitoring manager, utente e risorsa esterna — e ciascuno raccoglie i permessi coerenti con un modo di lavorare. Sotto i ruoli lavorano i permessi veri e propri: ogni azione ne verifica uno, e per molte azioni la titolarità è un secondo controllo, così un project manager modifica le commesse che gestisce e non quelle dei colleghi.

Il caso che conta di più in officina è la risorsa esterna: un terzista si muove dentro i confini di ciò che gli è assegnato — le proprie card, le ore che vi registra, i commenti sulle attività che segue. Il resto della commessa resta fuori dalla sua vista. Il manuale dentro l’applicazione segue gli stessi permessi e mostra a ciascuno solo le istruzioni per ciò che gli è davvero consentito.

Con Teban

Il Gantt di Teban regge l’albero a quattro livelli della commessa e disegna ogni attività come una barra sulla linea temporale, su cinque scale dal giorno all’anno. Accanto alle barre, la tabella delle attività può mostrare durata, impegno pianificato, tempo impiegato e copertura: ciascuno sceglie quali colonne vedere e la disposizione resta salvata sul suo account. Le dipendenze sono le quattro relazioni classiche — fine-inizio, inizio-inizio, fine-fine e inizio-fine — ciascuna con il proprio ritardo in giorni. Potete caricare più commesse insieme e confrontarle sulla stessa linea temporale, e far partire la successiva da un template di progetto o dal piano di una commessa già avviata.

Una precisazione onesta: le dipendenze registrano l’intenzione, non ripianificano da sole. Spostando un’attività la freccia si tende e vi segnala cosa rivedere, ma la decisione di come rivederlo resta vostra.

ProTeban ProIl piano concordato si congela in una baseline con un nome, e le colonne di confronto ne riportano le date e lo scostamento in giorni. Sotto la linea temporale, il carico risorse confronta il lavoro richiesto dalle commesse caricate con le ore delle persone che possono svolgerlo.

Con Teban

Teban li porta tutti nello stesso posto. La board dispone il lavoro su cinque colonne — da fare, da iniziare, in corso, completato, verificato — e si restringe per progetto, attività, reparto e risorsa, così un capo officina isola il proprio reparto in un clic. Sul Gantt la linea di oggi attraversa la linea temporale e le barre delle attività oltre la data di fine e non ancora completate vengono evidenziate in rosso; un filtro per stato le isola quando volete vederle da sole. Nell’elenco commesse la scadenza si colora di rosso quando è passata e di arancione quando cade entro la settimana.

ProTeban ProSul lato materiali ogni parte della distinta base porta la propria fase, da in progettazione a disponibile, e sul lato rilascio la data pianificata accanto a quella effettiva. Il calendario mostra ferie e permessi di ciascuno, che sono la ragione più banale per cui una data non tiene.

Con Teban

Due viste rispondono a due domande diverse. Il Monitoraggio tiene una riga per commessa e affianca budget e consuntivo sulle stesse sei categorie di costo — personale, materiali, servizi, installazione, trasporto e commissioni — chiudendo con la percentuale di avanzamento, che diventa rossa quando supera il cento per cento. Il consuntivo del personale è calcolato dalle ore registrate, valorizzate alla tariffa di ciascuna risorsa; le altre categorie vengono da versioni di spesa datate. Spostando la data di riferimento rileggete la commessa come si presentava a una qualunque data passata.

ProTeban ProI Report scendono su una commessa sola: costo ed effort previsto, effettivo e residuo, l’earned value con BCWS, ACWP e BCWP come curve cumulative, e due indicatori di sintesi su programmazione e budget. Le tabelle di dettaglio arrivano fino alla singola attività ed escono in CSV o Excel.

Con Teban

Teban non sovrascrive lo storico. Le ore restano attaccate alla card su cui sono state registrate e il Timesheet le riepiloga giorno per giorno; un mese chiuso si può congelare contro ulteriori modifiche. Le tariffe di risorse e competenze sono periodi datati e contigui, non un numero che si sostituisce, quindi il costo di una commessa di due anni fa resta vero anche dopo un rinnovo contrattuale — e budget e spese sono versionati allo stesso modo.

In Teban Pro i Web Services portano questi dati nei sistemi che già usate: l’elenco delle commesse e delle risorse, il monitoraggio dei costi a una data di riferimento e le ore del mese. E su richiesta integriamo Teban con il vostro ERP, MES o WMS.