Gli stakeholder di progetto sono individui o organizzazioni che sono attivamente coinvolti in un progetto, o il cui interesse può essere positivamente o negativamente influenzato dal risultato dell’esecuzione del progetto (Project Management Institute, 2021).
La definizione è volutamente larga, e la larghezza è il punto: comprende sia chi lavora al progetto sia chi ne subisce le conseguenze senza parteciparvi. Ignorare la seconda categoria è il modo più comune per farsi sorprendere a metà commessa.
Le quattro categorie
- Soggetti interni all’organizzazione del cliente — i rappresentanti del cliente o i membri del suo team. Nella pratica quasi mai uno solo: l’ufficio acquisti che ha firmato l’ordine, il responsabile di produzione che riceverà l’impianto e il servizio manutenzione che dovrà tenerlo in funzione hanno tre criteri di soddisfazione diversi.
- Soggetti interni all’organizzazione del contraente — i membri del team di sviluppo o di produzione. Anche qui gli interessi divergono: l’ufficio tecnico vuole una soluzione pulita, il reparto vuole un pezzo montabile, l’amministrazione vuole fatturare a stato avanzamento.
- Terze parti — altre organizzazioni eventualmente coinvolte tra il cliente e il fornitore: terzisti, subfornitori, studi di progettazione, organismi di certificazione, direzione lavori.
- Utilizzatori o fruitori dei risultati — coloro che beneficeranno direttamente dei risultati del progetto. Sono gli stakeholder che si consultano meno e che generano più contestazioni al collaudo, perché usano l’opera tutti i giorni e nessuno ha chiesto loro nulla.
Identificare, classificare, comprendere
Per gestire efficacemente gli stakeholder il project manager deve identificarli, classificarli e comprendere il loro livello di influenza. Una matrice comune per la classificazione considera due variabili: l’interesse, cioè quanto il progetto influisce sugli obiettivi dello stakeholder, e il potere, cioè quanto lo stakeholder può influenzare il progetto.
Incrociando le due variabili si ottengono quattro trattamenti diversi:
- Potere alto, interesse alto — vanno gestiti da vicino e coinvolti nelle decisioni. È il committente vero, che non sempre coincide con chi ha firmato l’ordine.
- Potere alto, interesse basso — vanno tenuti soddisfatti senza sommergerli di dettagli. Tipicamente la direzione del cliente o un ente autorizzativo.
- Potere basso, interesse alto — vanno informati con regolarità. Sono spesso gli utilizzatori finali, e informarli costa poco rispetto a quanto costa il loro dissenso al collaudo.
- Potere basso, interesse basso — si monitorano, senza investirci tempo.
La classificazione non è definitiva. Un manutentore con potere formale nullo acquisisce moltissimo potere il giorno del collaudo, quando la sua firma serve.
Il caso che pesa di più su commessa: i terzisti
Nell’engineering-to-order gli stakeholder più delicati sono i fornitori esterni, perché sono al tempo stesso parte del team e soggetti esterni all’azienda. Il montatore che lavora sul cantiere ha bisogno di sapere quali attività gli competono, in quali date e con quali documenti; non ha alcun titolo per conoscere i margini della commessa, le tariffe dei colleghi o le condizioni concordate con il cliente.
Quando lo strumento di gestione non distingue i due livelli, la distinzione viene affidata alla buona volontà: si esporta un PDF del piano, si cancella qualche colonna e si spera. È un compromesso che regge finché non regge più. La soluzione strutturale è che la visibilità sia una proprietà dello strumento e non una procedura: in Teban una risorsa esterna vede le card che le sono assegnate e vi registra le proprie ore, e il resto della commessa le resta fuori dalla vista.
Rileggere l’elenco a ogni milestone
L’analisi degli stakeholder non è un adempimento di avvio. Su una commessa lunga gli interlocutori cambiano: il referente del cliente viene sostituito, entra un nuovo subfornitore, la direzione lavori passa a un altro studio. Rileggere l’elenco a ogni milestone costa dieci minuti ed evita di scoprire troppo tardi che la persona con cui si concordava tutto non decide più nulla.