Un progetto può essere definito come “un’impresa temporanea avviata per creare un prodotto, un servizio o un risultato unico”. La natura temporanea dei progetti indica un inizio e una fine del lavoro di progetto, o delle fasi al suo interno. I progetti, inoltre, possono essere indipendenti oppure appartenere a categorie più ampie che prendono il nome di programma o portafoglio (Project Management Institute, 2021).
È una definizione breve che regge due condizioni distinte, e conviene separarle.
Temporaneo non significa breve
Temporaneo significa che esiste una data di inizio e una data di fine, non che il lavoro sia rapido. Un impianto di trattamento acque può impegnare due anni e restare un progetto; il presidio del centralino aziendale dura da vent’anni e non lo è. La differenza è che il progetto ha un criterio di chiusura: quando l’opera è consegnata e collaudata, quel lavoro cessa.
Da questo discende una conseguenza pratica che in officina si sottovaluta: se non è chiaro che cosa significa “finito”, il progetto non finisce. Le commesse che restano aperte per mesi dopo la spedizione sono quasi sempre commesse a cui nessuno aveva dato una condizione di chiusura verificabile.
Unico non significa mai visto prima
Unico significa che il risultato differisce in qualche aspetto rilevante da quanto già prodotto, non che sia inedito. Una carpenteria che realizza la ventesima struttura per lo stesso cliente sta comunque facendo un progetto: cambiano le luci, i carichi, la zona sismica, il capitolato, il subfornitore della bulloneria.
È esattamente questa unicità parziale a rendere il lavoro difficile da gestire. Se fosse tutto nuovo si accetterebbe l’incertezza; se fosse tutto uguale si userebbe un ciclo di produzione. Nel mezzo — dove vivono la carpenteria, l’impiantistica e le macchine speciali — servono metodi che riusino l’esperienza precedente senza dare per scontato che valga ancora.
Progetto e commessa
Nella manifattura italiana la parola che si usa quasi sempre non è progetto ma commessa. I due termini non coincidono del tutto: commessa richiama l’ordine del cliente e quindi il contratto, il preventivo e il margine; progetto richiama il lavoro da svolgere. In pratica, in un’azienda che lavora su ordine, sono la stessa entità osservata da due uffici diversi — e il fatto che l’amministrazione e la produzione la chiamino in due modi è spesso il primo indizio che i loro dati non si parlano.
Attenzione a un terzo uso della parola: in un’azienda manifatturiera “progetto” indica anche l’attività dell’ufficio tecnico, cioè la progettazione. Progettare è una fase del progetto, non il progetto.
Programma e portafoglio
Un programma raggruppa progetti correlati, gestiti in modo coordinato per ottenere benefici che non si otterrebbero gestendoli separatamente: le tre linee consegnate allo stesso stabilimento nell’arco di due anni, per esempio, condividono ricambi, formazione e squadra di montaggio.
Un portafoglio è invece l’insieme dei progetti e dei programmi gestiti come gruppo per raggiungere obiettivi aziendali. Non ha bisogno che i progetti siano correlati fra loro: la domanda a cui risponde non è “come li coordino”, ma “quali accetto, con quali priorità e con quali risorse”. È il livello a cui si decide se prendere una commessa in più.
Le condizioni che si tengono a vicenda
Ogni progetto è definito da tre condizioni legate: l’ambito di ciò che va consegnato, il tempo entro cui va consegnato e il costo entro cui va realizzato — con la qualità attesa come vincolo sottinteso. Non sono variabili indipendenti. Chi accetta una variante di ambito senza rinegoziare data o prezzo non ha assorbito la variante: l’ha semplicemente scaricata sul margine o sul reparto, dove ricomparirà più tardi e sarà più costosa da correggere.