La baseline di un progetto è la versione approvata del piano, usata come termine di paragone per i risultati effettivi (Project Management Institute, 2021). In pratica è una fotografia: le attività, le loro date, l’impegno previsto e il costo di budget così come erano il giorno in cui il piano è stato concordato.
La parola che conta è approvata, e la sua conseguenza è che la baseline resta ferma. Il piano corrente cambia ogni settimana, ed è giusto che cambi: si spostano date, si riquotano attività, si aggiungono lavorazioni che in offerta non c’erano. La baseline invece non si tocca. Solo così resta possibile rispondere alla domanda che il piano corrente, da solo, non sa nemmeno porre: rispetto a quello che avevamo promesso, dove siamo?
Che cosa si congela
Una baseline completa ferma tre cose, che la letteratura di project management tratta insieme come baseline di misurazione delle prestazioni:
- il perimetro: quali attività fanno parte del lavoro e come sono organizzate;
- i tempi: l’inizio e la fine di ciascuna attività;
- i costi: il budget di ciascuna attività, distribuito nel tempo.
C’è un dettaglio che si sottovaluta spesso: il costo va congelato alle tariffe in vigore quel giorno. Se il costo orario di una competenza cambia il mese dopo, cambia il costo effettivo delle ore future, ma il budget concordato no. Una baseline che seguisse le tariffe correnti misurerebbe un piano diverso da quello che è stato venduto.
Una baseline che si aggiorna non misura nulla
Accade spesso, soprattutto con strumenti che lo rendono facile, che “aggiornare la baseline” diventi un gesto di routine: il piano slitta, si riallinea la baseline, lo scostamento torna a zero. È il modo più rapido per non sapere più nulla. Una baseline che insegue il piano corrente confronta il piano con se stesso, e ogni scostamento si azzera per costruzione.
Questo non significa che la baseline sia eterna. In una commessa engineering-to-order le specifiche cambiano anche dopo la conferma d’ordine, e una variante concordata con il cliente è un nuovo accordo: fissare una nuova baseline in quel momento è legittimo, anzi necessario. La regola utile è semplice: una nuova baseline nasce da una decisione, mai da un ritardo. Una variante d’ordine, una riprogrammazione approvata con il cliente, un cambio di perimetro giustificano una nuova baseline. Un mese di ritardo accumulato no: è proprio ciò che la baseline deve mostrare.
Per lo stesso motivo conviene dare un nome a ogni baseline, per esempio “come venduto” o “dopo la variante 2”, e conservarle tutte. Lette in sequenza, raccontano come la commessa è cambiata e perché.
Come si legge lo scostamento
Con una baseline attiva il confronto si fa attività per attività. Lo scostamento più immediato è quello sulla data di fine: un’attività che oggi finisce il 20 marzo, mentre la baseline la collocava al 13, è in ritardo di sette giorni.
Altrettanto utile è il confronto sul perimetro. Un’attività presente nel piano ma non nella baseline è lavoro aggiunto dopo l’accordo: in una commessa su ordine è spesso il primo segnale di una variante che nessuno ha ancora formalizzato con il cliente. Un’attività presente nella baseline e sparita dal piano è lavoro tolto, o spostato altrove, che il budget continua a contare.
Lo scostamento in giorni, però, dice poco da solo. Un ritardo su un’attività che ha margine non è un ritardo sulla consegna, e un’attività perfettamente in orario può costare il doppio del previsto. Per leggere tempi e costi insieme serve un passo in più, l’earned value, che usa la baseline come piano di riferimento per entrambi.
La baseline in Teban
In Teban Pro la baseline si acquisisce dal Gantt, con un nome e una descrizione facoltativa, e non modifica il piano. Congela le date di ogni attività, la sua posizione nella struttura, l’impegno pianificato per competenza, le dipendenze e il costo di budget calcolato con le tariffe delle competenze in vigore quel giorno; da quel momento non cambia più. Un progetto conserva tutte le sue baseline, e una sola alla volta è attiva.
Sul Gantt, ogni attività può mostrare una barra tenue nella posizione che la baseline le assegnava; la tabella affianca le date congelate e lo scostamento in giorni; la vista Differenze elenca le attività aggiunte dopo la baseline, quelle non più presenti nel piano e quelle modificate. La baseline attiva è anche il piano rispetto a cui Teban calcola l’earned value. Le edizioni sono descritte nella pagina Prezzi.